DET OPTIMEREDE REFERENCE-TEAM   "Superteamkonceptet"


Denne tekst forudsætter anvender den viden, organisation, og færdigheder som formidles i de tre kurser: "Teamarbejde", "Klinikorganisation"og "Dancing hands"
Alle elementer i det vi med et lidt "smart" udtryk (!!?) kalder "superteamkonceptet" indgår i kurserne.

Det ”optimerede reference-team” eller "superteamkonceptet"  er en arbejdsenhed hvor alle funktioner er optimerede og forstyrrende elementer der ikke er relaterede patienterne er fjernet. Såvel patientservice som arbejdspladsens ergonomi, funktionalitet, organisation af instrumenter og materialer som sterilisation er optimeret i overensstemmelse med alle de klassiske principper for ”best practise”

Nedenstående er IKKE nye principper men er alle gennemprøvede principper anvendt på exellente klinikker i årtier.
-- men mange tandlæger kender dem ikke.  Ofte møder man nærmest en slags ”koncensus om manglende kendskab til principperne” !!!

Her er principperne for ”det optimerede reference-team”
Tandlægen arbejder altid firehændig med fuld og uforstyrret opmærksomhed mod arbejdsopgaven. Dvs med permanent chairside-assistent.
Tandlægens finmotorik (ex ved brug af roterende instrumenter) er særdeles veltrænet.
Der anvendes ingen turbine (airrotor) men 2 minimotorer, den ene med alm blåt vinkelstykke, den anden med rødt opgearingsvinkelstykke (high speed)
Unit er placeret over patientens bryst og betjenes af såvel tandlæge som klinikassistent.
Klinikassisten har suget placeret ca 10 cm fra trefunktionssprøjten der er placeret på hendes  side af unit.
Både tandlæge og klinikassistent er særdeles veltrænet i firehændig tandbehandling
Klinikassistenten har instrumentbordet placeret bag og på hendes side af patientens hoved.
Arbejdsbordet er tæt ved siden af.
Arbejdspladsen rummer ”klinikkens vigtigste skuffe” med ca 60-80 småmaterialer. Her er også alle materialer til composite.
Der er plads til ”megatrays” lige ovenover.
Materialer til endodonti, eller kronebehandlinger, provisorier  er placeret på megatrays så forberedelsen til disse behandlinger kan ske på få sekunder- ved at en megatray stilles frem
Håndinstrumenter er organiseret i clipholdere
Håndinstrumenterne inspiceres, og rengøres manuelt straks efter brugen og i behandlingsforløbet i kliniklokalet.
Roterende instrumenter er organiseret i borstandere ( med en refillstander i kliniklokalet.
Håndinstrumentclipholdere, borstandere samt ”diverse” er placeret i rustfri stålkassetter.

Der anvendes Instrumentopvaskemaskine, rensning og smøring af vinkelstykker med Assistina eller lign, samt sterilisation i pre- and post vacuumautoclave.

Der opbevares nogle instrumentkassetter i kliniklokalet.
Materialer og instrumenter er organiseret så alle behandlinger undtaget kirurgi kan forberedes og gennemføres uden at klinikassistenten  skal forlade arbejdspladsen ved patienten.

Tandlæge og klinikassistent arbejder på operatørstole konstrueret for skråsiddende stilling. Saddelstole anvendes ikke til mænd.
Røntgenapparat er monteret på lang arm bagved patienten.
Der anvendes digital røntgen og digitale journalsystemer.

Team består af 1 tandlæge og 2 klinikassistenter der flexer mellem opgaverne så begge har samme kompetance
2 fuldt udrustede arbejdspladser.
Den  ene klinikassistent fungerer som chairside assistant og firehændig assistance.
Den anden klinikassistent forbereder behandlinger, i det andet kliniklokale,”henter” patienter i venteværelse og hjælper dem til rette i patientstolen, tager røntgenbilleder, giver profylakseinstruktioner, patientinstruktioner, hygiejnekontrol, tager alginataftryk,  skriver journaler, patientinformationer, recepter ,
(uddelegering af kliniske procedurer herudover foretages ikke, da klinikassistenten ikke kan undværes i klinikkens øvrige funktioner og desuden vil det blokere den ene behandlingsstol)

Tidsbesparelser  2 behandlingslokaler med organisering af materialer og instrumenter som ovenfor.  ca 20 %
Firehændig tandbehandling ca   20 %
Optimeret finmotorik opt til ca 10%
Behovsbestemt tandrensningmetodik ca 10 %


Behovsbestemte tidsaftaler incl recalls omsætter ovenstående til tidsbesparelser.

(tidsbeparelserne skal naturligvis ses i relation til funktionen af team før optimering”. Ovennævnte referer til erfaringer fra forskellige praksis, for en energisk tandlæge praksis med én behandlingsstol og én klinikassistent og sporadisk firehændig assistance er besparelsen måske 25 % mindre) 

De 2 behandlingspladser for referenceteam’et giver en  stor flexibilitet, stor effektivitet samt et afstresset arbejdsflow.
Korte kontroller klares nemt. Patienter kan sættes ind til lokalbedøvelse 15 min før behandling. Nødbehandlinger foretages let.
Forsinkelser indhentes lettere, og den ene klinikassistent kan tage bitewings, helstatus, intraorale fotos,  BOP index, plaquekontrol,  give  mundhygiejne informaton og praktisk træning, osv.

Dette omsættes til ”behovsbestemt aftaler til regelmæssige tandundersøgelser”

Patientflow i det optimerede reference-team vil være af en sådan størrelse at instrumentopvaskemaskinens kapacitet er fuldt udnyttet med vask af kassetter, instrumentclipholdere osv.
Desuden er vacuumautoklavens kapacitet fuldt udnyttet.
Der er altså IKKE ledig kapacitet for instrumentopvaskemaskine og autoclave.
Derfor har det optimerede reference-team sin egen lille sterilisation (decentralt på store klinikker) ideelt beliggende mellem de to behandlingsrum så ganglinierne er mindst mulige for klinikassistenten.
Hvis det optimerede reference-team indgår i en større klinik er der – på ovenstående betingelser – således IKKE stordriftsfordele ved en central sterilisation. Tværtimod.  På de centrale klinikker blandes instrumenter, roterende instrumenter hvilket er tidsrøvende og besværligt.
En decentral sterilisation per optimeret referenceteam er supereffektiv, ganglinierne minimerede, tidsforbruget er minimalt, metoderne er i overensstemmelse med team’ets arbejdsprotocoller. Ingenting bliver væk, alt er nemt at finde. Refillskufferne opdaterede. Ressurcerne anvendes til patienten og er er kun én klinikassistent i sterilisationen en mindre del af arbejdstiden.

OG da teamet har 2 klinikassistenter har den klinikassistent der ikke arbejder chairside netop tid til at klare sterilisationen (og decentral reception) samtidig med at hun er til rådighed som floor side assistant.

Det optimerede reference-team arbejder med individualiserede og behovsbestemte indekaldeterminer og længde af aftaler til de regelmæssige undersøgelser.  Dette administreres af den ene af reference-teamets klinikassistenter der desuden skriver patientjounaler selvstænding og efter diktat så journalen altid er færdig og regning udskrevet ved afslutningen af hvert klinikbesøg.
Hun skriver også behandlingsoverslag  med priser osv efter diktat.
Hvis klinikken kun udgøres af 1 reference-team vil klinikkens bogføring,  modtagelse af betalinger, udskrivning af rykkere og indkaldelser også kunne nås af den ene klinikassistent HVIS hun er effektiv til disse opgaver.  På en klinik med flere referenceteams kan disse opgaver foretages centralt
Telefoner fra teamets patienter kan også stilles ind til den decentrale delreception. (fra større klinikkers centralreception) eller direkte med eget telefonnummer.
Alt sammen for at opnå det optimale samspil mellem teamets, organisation, protocoller, service og individualisering. Desuden vil patienter og klinikassistenter kende hinanden.

Den optimale placering af minireceptionen  er i direkte forbindelse med sterilisationen så klinikassistenten  får kortest mulige ganglinie hertil.

Det veltrænede firehændige arbejde er langt mere tidsbesparende end at en klinikassistent  udgår af reference-team’et og overgår til klinisk arbejde, hvorved et kliniklokale blokeres.

Reference-team’et kan evt. udvides med en tandplejer, hvis man har rådighed over et tredje behandlingsrum .
Det vil kunne medføre, at der skal være en stram organisering af sterilisationsprocedurerne og rigelig med instrumentkassetter,  så vacuum-autoklaven ikke bliver en flaskehals. Evt kan tandplejerens undersøgelsessæt opbevares i sterilposer i stedet for i kassetter hvis det ”kniber med ” autoklavens kapacitet under spidsbelastning.

Det ”OPTIMEREDE REFERENCE-TEAM” = "superteamkonceptet " er en gennemprøvet ”model”  som fungerer fre,ragemde-
Ved kursusvirksomheden står den som en blueprint for optimal funktion og for at undersøge hvor langt i denne retning det er muligt at nå på klinikken.

Flex-team modellen
I udlandet har jeg oplevet klinikker hvor to optimerede reference-teams  der hver arbejder 6-7 timer daglig, -deler én klinik som ovenfor.
Klinikken er åben i 10-11 timer  (kl 7 – 18)daglig med en overlapning mellem de to teams midt på dagen med 2 timer ligesom en kort frokostpause afholdes forskudt. I Overlapningsperioden placeres lange behandlinger (ca 1 time pr beh eller mere) så ulempen ved at hver team i de 2 timer,kun har rådighed over eet kliniklokale reduceres.
Denne ”model” giver den absolut bedste ressuourceudnyttelse.

Store klinikker med flere tandlægeteams indebærer en  del stordriftsulemper der , som det fremgår ovenfor, undgås ved modellen med opdeling i"optimerede reference teams" Det giver også de enkelte team mulighed for at udvikle sig i forskellige retninger og aktivitetsniveauer uden de konflikter, der ellers kan opstå .

Fordelene ved store klinikker som kollegialt og socialt fællesskab, mulighed for specialisering, flexible arbejdstider, ferier, gensidig coaching og inspiration, faglig udvikling, samt markedsføring er klare.   Sociale grupperinger, internt fnidder, rivalisering, intern konkurrence om patienter, divergerede opfattelser og teams på vej ud af fællesskabet forekommer  som bagsiden af fællesskabet.

Ved opdeling af store klinikker i mindre, optimerede enheder reduceres stordriftsulemperne.

Det antydes ovenfor at man kan forholde sig kritisk til de såkaldte stordriftsfordele på det tekniske og organisationsmæssige plan, hvis man sammenligner med det "optimerede reference-team" som vi også kalder "superteamkonceptet"